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Toutes les informations sur la destruction d’archives
Véritable mémoire des structures privées ou publiques, les archives constituent un pan très important de toute entreprise. Témoignant du passé, elles servent également de fondement pour les décisions actuelles. Leur rôle est donc indéniable. Cependant, en dépit de toute leur importance, les archives ne sont pas éternelles. En réalité, la loi fixe un délai minimal pour la conservation des archives. À l’issu de cette période, il est permis de procéder à la destruction des annales. Toutefois, cette élimination des archives doit se faire suivant des étapes bien définies. Il faut également souligner que le non-respect de la procédure de destruction peut être passible de sanctions pénales. Comment éliminer ses archives tout en respectant les prescriptions légales ? Explications.
Avant de procéder à l’élimination des archives, il est primordial de respecter certaines règles préalables. En effet, il est nécessaire de procéder au tri des archives. Suivant les instructions du SIAF, le tri consistera donc à séparer les documents à éliminer de ceux à conserver. Durant cette phase, il faudra néanmoins veiller à retirer les doublons, les brouillons et toute documentation erronée.
Après la phase de tri, le responsable des archives devra rédiger le bordereau d’élimination. Ce document devra mentionner la totalité des dossiers à détruire, ainsi que leurs dates et volumes. À noter que le volume devra être exprimé en mètres linéaires.
Après rédaction, le bordereau sera imprimé en deux exemplaires, signé puis transmis aux Archives Départementales pour validation. Il faut dire que si les informations mentionnées sur le bordereau sont erronées ou imprécises, ce dernier ne sera pas validé. Il sera alors retourné avec des remarques et la destruction ne pourra plus se faire en ce moment.
Une fois le bordereau validé par les Archives Départementales, vous pourrez alors procéder à la destruction des archives concernées. Toutefois, cette destruction devra obligatoirement être faite par une société de destruction, et ce, en toute confidentialité. La fuite d’une seule information confidentielle peut conduire à des sanctions pénales pour le chef du service demandeur.
Il se doit donc de vérifier que tous les documents ont bien été détruits. Après l’élimination des documents, un certificat d’élimination doit systématiquement être fourni par la société de destruction. Ledit certificat sera précieusement conservé avec le bordereau d’élimination. En effet, ils constituent des pièces règlementaires.
Après avoir scrupuleusement observé la procédure préalable, le service demandeur peut procéder à la destruction de ses documents d’archives. Pour ce faire, quatre options sont possibles. La destruction peut être faite par broyage, déchiquetage, incinération ou encore recyclage.
Dans ce cas, vous devez faire appel à un camion broyeur sécurisé. Comme son nom l’indique, ce camion est équipé d’un broyeur pouvant facilement détruire vos documents. Il s’agira donc de veiller à ce qu’absolument toutes les annales concernées soient bien mises dans le broyeur. Optez cependant pour un camion avec une taille de broyage très fine. Vous éliminerez ainsi toute probable reconstitution des documents détruits. Après la destruction, les résidus devront immédiatement être stockés dans des conteneurs à déchets sécurisés.
Contrairement à ce que vous pouvez penser, éliminer vos archives à l’aide de votre déchiqueteuse de bureau n’est pas une bonne idée. Non seulement cela vous fera perdre un temps précieux, mais des documents importants pourraient être détournés. De plus, vous ne pouvez certainement pas vous auto-délivrer le certificat de destruction.
Afin d’éviter ces désagréments, le mieux est donc de faire appel à une déchiqueteuse mobile. De même que pour la destruction par broyage, cette élimination devra se faire sur votre site. Toutefois, ici, vos annales ne seront pas broyées, mais déchiquetées en fines lamelles. Après l’opération, il faudra donc vérifier que même les CD et autres disquettes ont bien été détruits.
La destruction d’archives papier est une opération fréquente au niveau des structures privées et publiques. Chaque année, des milliers de tonnes de papier sont ainsi détruites. Cependant, l’écologie y trouve également sa part. En effet, après la destruction des archives, les confettis de papier sont envoyés à la papeterie.
Comme vous vous en doutez, le transfert des déchets est également sécurisé. Les confettis sont donc stockés dans des conteneurs sécurisés, puis envoyés vers le lieu de recyclage. Ils y seront alors transformés en divers objets en papier, tels que des couverts ou simplement en rame de papiers. Cela contribue ainsi à la préservation de l’environnement de même qu’à celle des arbres.
Contrairement aux options précédentes, la destruction par incinération ne peut se faire sur le site du service demandeur. En effet, il serait bien compliqué pour un camion de transporter l’incinérateur. Après avoir été triés, les documents à éliminer seront donc soigneusement empaquetés, puis confiés à la société de destruction. Cette dernière devra prendre toutes les dispositions pour assurer le transfert des annales jusqu’au site d’incinération. Par ailleurs, la présence du responsable du service demandeur sur le site d’incinération est obligatoire.
Il doit effectivement s’assurer que tous les documents ont bien été détruits. En outre, il faut dire que cette méthode d’élimination semble plus avantageuse que les précédentes. En effet, ne laissant aucun résidu, les risques de reconstitution ou de fuite d’informations sont inexistants. Aussi bien les documents papier que ceux sur d’autres supports sont entièrement éliminés. Le seul point négatif cependant est la forte production d’empreinte carbone. Il vous reviendra donc de faire un choix selon vos nécessités.
Avec l’utilisation massive des TIC, les différents services tant publics que privés sont dématérialisés. Ainsi, même les données qui ont été détruites physiquement existent toujours en version numérique. Ces documents numériques également peuvent être détruits. Certes, leur destruction n’est pas aussi protocolaire que celle des archives physiques. Cependant, elle doit également faire l’objet d’une attention particulière. En effet, il ne s’agit pas uniquement d’appuyer sur la touche « supprimer » pour éliminer les documents visés.
Il faut savoir que tous les documents enregistrés sur un ordinateur sont également conservés dans la mémoire morte. En outre, dans une structure professionnelle, tous les ordinateurs sont reliés à un serveur central. Les documents à supprimer devront donc être effacés de ce serveur. De plus, afin d’être entièrement convaincu de la suppression des documents, vous pouvez faire une vérification sur les différents ordinateurs. Toutefois, si les ordinateurs ont été installés en réseau, cette vérification ne sera peut-être pas nécessaire.
En somme, il convient de savoir que la destruction d’archives est loin d’être un acte anodin. Si elle est mal effectuée, la responsabilité du chef d’entreprise ou du chef service est personnellement engagée. Il peut notamment faire l’objet de sanctions pénales.
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