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Chaque année, les administrations telles que les ministères et autres services publics produisent une quantité non négligeable de documents sur papier. Bien que ces documents soient conservés dans les archives, le moment vient où il faut procéder à leur destruction pour avoir plus d’espace. La plupart de ces derniers étant sensibles, il faut les détruire méthodiquement pour être sûr d’éviter les fuites de données. Comment procéder dans ce cas ?
C’est l’une des méthodes basiques de destruction de documents administratifs. Elle consiste à dénaturer complètement les documents en rendant illisibles les informations qu’ils contiennent. Elle fait recours à l’utilisation de produits chimiques tels que l’acide hypochloreux.
Pour détruire les documents, il faut les disposer dans un récipient de grande capacité. Il faut garder à l’esprit que l’acide hypochloreux laissera des traces de corrosion dans les récipients métalliques. De ce fait, il faudra choisir un récipient en plastique. Cependant, si vous ne souhaitez pas utiliser un récipient que vous utilisez pour d’autres usages, vous pourrez utiliser une poubelle.
Versez deux litres d’acide hypochloreux sur les documents dans le récipient et ajoutez-y environ 20 litres d’eau. À l’aide d’un bâton ou le manche d’un balai, immergez l’ensemble des documents afin que la solution puisse agir convenablement. Laissez le mélange agir pendant au moins une journée.
À l’aide d’un malaxeur de peinture, mixez l’ensemble pour en faire une pâte. Faites sécher par la suite la mixture avant de la jeter dans les sacs poubelles. Cette méthode, quelque peu efficace n’est cependant pas sans inconvénient. En effet, une grande quantité de documents à détruire exigera l’achat d’une bonne quantité d’acide hypochloreux. Elle est donc très onéreuse et exige également d’avoir un récipient d’une grande contenance.
Il existe des entreprises dont la spécialité réside dans la destruction de documents administratifs et de papiers en tout genre. En effet, compte tenu de la très grande quantité de documents que produisent les administrations, ces entreprises représentent une meilleure alternative. Elles disposent d’équipements de dernières générations adaptés à ce type de service.
La procédure de destruction de documents administratifs avec ces entreprises est assez simple. Elles mettent à disposition des administrations des conteneurs scellés, permettant de collecter les documents à détruire. Suivant un calendrier prédéfini avec les services administratifs, ces entreprises passent récupérer les conteneurs. Leur contenu est pesé puis déversé directement dans un camion broyeur qui détruit instantanément les documents.
Cette méthode est plus efficace, car elle protège les informations des services administratifs qui l’utilisent. De plus, elle facilite grandement l’amélioration de la productivité du personnel en leur épargnant du temps. En effet, le temps qu’utilisera un agent des services administratifs pour détruire les documents pourra être consacré à une autre activité.
Recourir à ces entreprises est l’une des méthodes les plus recommandées, car elle respecte les réglementations en vigueur et protège l’environnement. Elle est fiable et sécurisée. Il n’y a pas de risque de faire face à une fuite éventuelle de données confidentielles.
L’utilisation du broyeur-destructeur fait également partie des alternatives les plus simples et les plus sécurisées pour la destruction de documents administratifs. Il existe plusieurs types de broyeurs, les uns aussi performants que les autres. Cependant, pour choisir un bon broyeur-destructeur, il faut prendre en compte trois éléments.
La capacité de broyage est le premier. Il s’agit du nombre de feuilles que le broyeur peut détruire simultanément sans risque de se bloquer. En effet, certains broyeurs de faible capacité ne sont pas en mesure de détruire un grand nombre de documents simultanément. Il faut donc procéder à la destruction en constituant de petits lots de papiers. Cela peut prendre un temps relativement long. D’autre part contre ont une grande capacité et sont de ce fait plus adaptés à la destruction de documents administratifs.
Le cycle de fonctionnement du broyeur est un autre élément à prendre en compte. En effet, après une certaine quantité de documents détruits, les broyeurs doivent marquer une pause pour se refroidir. Ceci permet d’éviter les risques de surchauffe qui pourraient enflammer le broyeur. Cependant, la durée de la pause n’est pas la même pour tous les broyeurs. Elle est plus courte pour certains broyeurs et plus longue pour d’autres. De ce fait, il faut opter pour un broyeur dont la pause est plus courte.
Le niveau de sécurité est le dernier élément. Il s’agit en fait de la finesse du broyage. Certains broyeurs peuvent découper une feuille en 36 bandelettes en coupe droite et en 320 bandelettes en coupe croisée. D’autre part contre vont beaucoup plus loin et découpent une feuille de format A4 en 2000 particules. Ce type de broyeur est donc le mieux adapté pour détruire en toute sécurité des documents administratifs.
La brûlure est la méthode la plus connue en matière de destruction de documents administratifs. Elle reste efficace, peu importe la masse de documents à détruire. Généralement, un feu de cheminée est suffisant pour cette destruction. Cependant, très peu de bâtiments administratifs sont équipés de cheminées.
De ce fait, d’autres moyens peuvent être utilisés pour allumer un feu pour la destruction de documents. Il faut choisir de préférence un espace vide tel qu’un jardin ou une terrasse et y déposer les documents à détruire. Il est également possible de disposer les documents à brûler dans une poubelle métallique.
Afin de faciliter la combustion des documents, il faut y verser un liquide inflammable tel que le pétrole ou l’essence. À l’aide d’une allumette, mettez le feu aux documents. Il est recommandé de surveiller l’évolution du feu et retourner si possible certains documents afin de s’assurer qu’ils brûlent.
Bien que la méthode de la brûlure soit efficace, elle est peu respectueuse de l’environnement à cause de la fumée qu’elle produit. Aussi, lorsque le feu est allumé sur un espace vide, il laisse des cendres qu’il faut ramasser par la suite. De plus, cette méthode présente le risque de laisser s’envoler certaines parties non brûlées des documents.
Détruire des documents administratifs est une tâche à ne surtout pas prendre à la légère. Le rôle des administrations est de veiller à garder confidentielles les données des contribuables. Exposées au grand public, ces données peuvent être à l’origine de scandales et des sanctions peuvent être prises contre les auteurs de ces fuites. Il faut donc veiller à ne laisser aucune trace lors de la destruction de documents administratifs.
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