Comment faire une destruction d'archives sécurisées ?

Toutes les informations sur la destruction d’archives

La conservation des documents d’une entreprise est très importante pour cette dernière. Cependant, ceux-ci ne peuvent pas être conservés indéfiniment. C’est le cas des archives. Celles-ci occupent beaucoup de place et peuvent s’avérer encombrantes. Aussi, ce sont des pièces très sensibles qui nécessitent une destruction totale. Les jeter dans une poubelle quelconque ne peut être une option. Plusieurs méthodes sont efficaces pour détruire les archives afin d’éviter tout risque. Quelles sont-elles ?

Les moyens classiques

Une méthode assez simple et populaire pour détruire les archives ou les rendre illisibles consiste à mouiller les papiers en les mettant dans de l’eau javellisée. Vous pouvez mélanger plusieurs fois le contenu de votre seau jusqu’à obtenir une sorte de papier mâché. Cependant, cette méthode comporte des inconvénients. Le centre de tri n’acceptera pas des feuilles mouillées. Si vous désirez recycler vos feuilles, n’utilisez donc pas cette technique.

Une alternative à cette solution est de brûler les documents. Si vous disposez d’une cheminée chez vous, vous pouvez le faire. Attention, les braises de papier peuvent s’envoler. Il est donc important de surveiller la combustion.

Toutefois, quand la quantité de documents est trop importante, ce moyen n’est pas recommandé. Vous pouvez aussi recourir à un compacteur de papier. Il permet de transformer les archives à détruire en de petites bûches pour les utiliser comme combustibles pour la cheminée.

Pour fabriquer ces briques de papiers, il faut tout d’abord mouiller les feuilles de papier dans un récipient assez grand, puis les mélanger. Ensuite, tassez le « papier mâché » dans la presse, puis appuyez pour essorer. Une fois la briquette de papier obtenue, vous pouvez la faire sécher pour une prochaine utilisation.

Par ailleurs, il est possible d’utiliser une broyeuse. Les broyeuses professionnelles en particulier peuvent vous permettre de détruire jusqu’à 10 feuilles en même temps. Toutefois, cela n’est pas suffisant pour des entreprises avec un gros volume d’archives.

Faire détruire ses archives via une structure spécialisée

Pour les entreprises, la quantité des archives peut s’avérer vraiment importante. Plus l’entreprise est grande, plus les risques d’utilisation de données confidentielles à mauvais escient sont grands. Afin d’éviter une utilisation compromettante de ces documents, ils doivent être détruits. Plusieurs sociétés se spécialisent dans la destruction d’archives sécurisée. Elles vous renseigneront sur la durée pendant laquelle vous devez conserver les documents sensibles. Si le délai d’expiration est passé, l’entreprise met en place des démarches pour leur destruction.

Pour les délais possibles, les documents découlant d’une acquisition fiscale doivent être gardés pendant six années environ. Ceux relatifs à un bien immobilier, pendant 30 ans au maximum. Les documents justificatifs des payements d’impôts ou de TVA doivent être conservés pendant 6 ans. Les contrats de travail, les lettres de démission ou de licenciement, pendant 5 ans. Il en est de même pour les bulletins de paiement. Certains logiciels permettent d’organiser ces documents en fonction de leur délai d’expiration. Dans ces cas, il s’agit de fichiers numériques.

Pour les services d’une entreprise spécialisée dans la destruction d’archives, vous avez droit à deux types d’interventions. Soit l’entreprise intervient directement sur place (dans l’entreprise elle-même), soit elle déplace les documents sensibles sur un site de destruction en utilisant un camion broyeur. Si les documents doivent être détruits directement dans votre entreprise, avec une machine à déchiqueter, cela peut être relativement long (jusqu’à trente jours). Parallèlement, lorsqu’il s’agit d’un déplacement vers un camion avec un broyeur, cela vous prendra environ une heure.

En outre, si votre entreprise a besoin régulièrement de ces services de destructions d’archives, un contrat peut être signé avec une société destructrice. Un certificat de destruction vous sera délivré après chaque opération. La destruction est une obligation devant la loi dans certains cas, il est donc important d’acquérir ce certificat.

Cependant, ce dernier ne garantit pas une destruction effective, l’entreprise doit s’assurer elle-même de cela. Dans cette optique, il est recommandé d’opter pour une intervention interne dans l’entreprise. Ainsi, vous voyez ce qui est entrepris et êtes sûr que tous les dossiers sensibles sont bel et bien détruits.

archives sécurisées

La destruction d’archives non physiques

Si la conservation de documents physiques vous prend beaucoup trop d’espaces et que vous désirez les conserver, une solution s’offre à vous. Il s’agit de la numérisation de ces documents. Elle est très bénéfique pour l’entreprise. Elle consiste à faire une copie fidèle de la version papier. Si la numérisation n’est pas une reproduction à l’identique de l’original, le fichier numérique n’est pas considéré comme fiable.

La copie numérique doit comporter des informations pour son identification ainsi qu’un horodatage. Une fois cette copie conforme, elle est conservée dans le système d’archivage de l’entreprise : sur disque dur, CD ou clé USB. La version papier peut être alors détruite. Celle numérique le sera lorsque son délai de conservation sera atteint.

Pour démarrer la suppression définitive des archives numériques, il est important de faire au préalable le tri de ce qui peut être détruit selon les délais d’expirations. Il existe des broyeurs spécifiques pour ces types de support d’archives. Ainsi, la société contactée peut également intervenir sur les lieux comme à l’extérieur. Comme indiqué plus haut, faire une destruction interne est cependant plus sûre.

Pourquoi procéder à une destruction d’archives sécurisée ?

Comme susmentionné, laisser ses archives à la portée de tous est un énorme risque. N’importe qui peut vider vos poubelles pour s’en accaparer ou même se rendre au centre de tri. Vous risquez de ce fait d’être victime d’une violation de votre vie privée et de la confidentialité de votre entreprise. Vous risquez par ailleurs la fraude.

Entre autres, les risques encourus sont l’ouverture d’un compte bancaire en votre nom et la souscription à un crédit dont le remboursement sera à votre compte. Les imposteurs peuvent également faire des chèques en votre nom et entrer en possession de vos biens ou ceux de vos clients.

Lorsque des données sensibles propres à un client fuitent d’un service, ce dernier écope d’une amende de plusieurs milliers d’euros. Ainsi, pour éviter tout risque de fuite d’informations confidentielles de votre entreprise, une destruction d’archives sécurisée est nécessaire.

En clair, il existe plusieurs techniques qui vous permettent de détruire des archives de manière sécurisée. Optez pour celle qui vous conviendra le mieux.

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