Comment faire une destruction d'archives sécurisées ?

La conservation des documents d’une entreprise est très importante pour cette dernière. Cependant, ceux-ci ne peuvent pas être conservés indéfiniment. C’est le cas des archives. Celles-ci occupent beaucoup de place et peuvent s’avérer encombrantes. Aussi, ce sont des pièces très sensibles qui nécessitent une destruction totale. Les jeter dans une poubelle quelconque ne peut être une option. Plusieurs méthodes sont efficaces pour détruire les archives afin d’éviter tout risque. Quelles sont-elles ?

Les moyens classiques

Une méthode assez simple et populaire pour détruire les archives ou les rendre illisibles consiste à mouiller les papiers en les mettant dans de l’eau javellisée. Vous pouvez mélanger plusieurs fois le contenu de votre seau jusqu’à obtenir une sorte de papier mâché. Cependant, cette méthode comporte des inconvénients. Le centre de tri n’acceptera pas des feuilles mouillées. Si vous désirez recycler vos feuilles, n’utilisez donc pas cette technique.

Une alternative à cette solution est de brûler les documents. Si vous disposez d’une cheminée chez vous, vous pouvez le faire. Attention, les braises de papier peuvent s’envoler. Il est donc important de surveiller la combustion.

Toutefois, quand la quantité de documents est trop importante, ce moyen n’est pas recommandé. Vous pouvez aussi recourir à un compacteur de papier. Il permet de transformer les archives à détruire en de petites bûches pour les utiliser comme combustibles pour la cheminée.

Pour fabriquer ces briques de papiers, il faut tout d’abord mouiller les feuilles de papier dans un récipient assez grand, puis les mélanger. Ensuite, tassez le « papier mâché » dans la presse, puis appuyez pour essorer. Une fois la briquette de papier obtenue, vous pouvez la faire sécher pour une prochaine utilisation.

Par ailleurs, il est possible d’utiliser une broyeuse. Les broyeuses professionnelles en particulier peuvent vous permettre de détruire jusqu’à 10 feuilles en même temps. Toutefois, cela n’est pas suffisant pour des entreprises avec un gros volume d’archives.

Faire détruire ses archives via une structure spécialisée

Pour les entreprises, la quantité des archives peut s’avérer vraiment importante. Plus l’entreprise est grande, plus les risques d’utilisation de données confidentielles à mauvais escient sont grands. Afin d’éviter une utilisation compromettante de ces documents, ils doivent être détruits. Plusieurs sociétés se spécialisent dans la destruction d’archives sécurisée. Elles vous renseigneront sur la durée pendant laquelle vous devez conserver les documents sensibles. Si le délai d’expiration est passé, l’entreprise met en place des démarches pour leur destruction.

Pour les délais possibles, les documents découlant d’une acquisition fiscale doivent être gardés pendant six années environ. Ceux relatifs à un bien immobilier, pendant 30 ans au maximum. Les documents justificatifs des payements d’impôts ou de TVA doivent être conservés pendant 6 ans. Les contrats de travail, les lettres de démission ou de licenciement, pendant 5 ans. Il en est de même pour les bulletins de paiement. Certains logiciels permettent d’organiser ces documents en fonction de leur délai d’expiration. Dans ces cas, il s’agit de fichiers numériques.

Pour les services d’une entreprise spécialisée dans la destruction d’archives, vous avez droit à deux types d’interventions. Soit l’entreprise intervient directement sur place (dans l’entreprise elle-même), soit elle déplace les documents sensibles sur un site de destruction en utilisant un camion broyeur. Si les documents doivent être détruits directement dans votre entreprise, avec une machine à déchiqueter, cela peut être relativement long (jusqu’à trente jours). Parallèlement, lorsqu’il s’agit d’un déplacement vers un camion avec un broyeur, cela vous prendra environ une heure.

En outre, si votre entreprise a besoin régulièrement de ces services de destructions d’archives, un contrat peut être signé avec une société destructrice. Un certificat de destruction vous sera délivré après chaque opération. La destruction est une obligation devant la loi dans certains cas, il est donc important d’acquérir ce certificat.

Cependant, ce dernier ne garantit pas une destruction effective, l’entreprise doit s’assurer elle-même de cela. Dans cette optique, il est recommandé d’opter pour une intervention interne dans l’entreprise. Ainsi, vous voyez ce qui est entrepris et êtes sûr que tous les dossiers sensibles sont bel et bien détruits.