Destruction Archives en Ile de France

Toutes les informations sur la destruction d’archives

L’archivage des données en rapport avec les activités d’une entreprise est une obligation légale. Cependant, même si la conservation d’archives a un côté rassurant, il est prescrit qu’elles doivent être détruites au terme de leur durée légale de conservation. Ainsi, les entreprises doivent faire appel à des sociétés de destruction d’archives pour accomplir cette tâche. Découvrez à travers cet article les enjeux et le processus de destruction d’archives en France.

Pourquoi détruire les archives ?

Trois raisons essentielles motivent la destruction d’archives.

Obligation légale

La loi oblige toutes les entreprises à conserver tous les documents émis ou reçus dans l’exercice de leur activité pendant une période prédéfinie. Les délais varient de 1 à 10 ans en fonction de la nature des documents. Durant la période de conservation, l’administration est en droit de mener des contrôles.

Sécurité et confidentialité

Peu importe le domaine, les données archivées contiennent souvent des informations personnelles et parfois des informations sensibles pour la bonne marche de l’entreprise. Le fait de se débarrasser des documents périmés permet d’assurer la sécurité de l’entreprise. En effet, les documents détruits ne peuvent pas être utilisés pour nuire à l’entreprise.

Par ailleurs, cette solution permet aussi de réduire les cas de fraude ou d’espionnage dus aux employés de l’entreprise. Procéder régulièrement à la destruction de vos archives vous met à l’abri de situations difficiles. C’est d’ailleurs pour cela que les sociétés de destruction en Île-de-France et ailleurs prennent à cœur la sécurité de vos données.

Faire des économies

Procéder à la destruction des archives en interne est possible. Cependant, à moins d’investir dans un broyeur industriel, les employés devraient le faire à l’aide de broyeurs de bureau. Cette opération chronophage n’est pas dans l’intérêt de la société, car les employés qui s’en chargent ont des tâches plus productives à réaliser. Les contraindre à faire ce travail est donc une perte de temps et d’argent pour l’entreprise.

Enfin, une dernière raison et non des moindres est le gain d’espace. En détruisant tous ces documents désormais inutiles vous faites de la place dans l’entreprise pour de nouvelles choses.

Comment se passe la destruction d’archives ?

La destruction d’archives a lieu une fois par an et peut se faire de deux manières.

Destruction sur site

Dans ce premier cas, les archives sont détruites sur le site de l’entreprise, permettant aux dirigeants de vérifier par eux-mêmes que le travail a bien été effectué. Le plus souvent dans ces conditions, l’entreprise de destruction d’archives va faire déplacer un camion contenant un broyeur industriel professionnel. Après avoir détruit les documents obsolètes, les déchets découlant de la destruction seront enlevés à l’aide de conteneurs à déchets.

Destruction hors site

Dans ce cas, l’entreprise de destruction vient récupérer sur votre site les documents à éliminer et va procéder à leur désintégration dans ses propres locaux. Ici, la sécurité des données est plus qu’essentielle. En effet, cette entreprise doit vous donner des garanties sécuritaires de haut niveau.

En ce qui concerne la destruction hors site, il faut savoir que certaines entreprises proposent aussi un service de stockage. Vous leur confiez vos documents dont vous n’avez plus besoin, mais dont la durée de validité n’est pas encore atteinte. Ils les conservent, et ne procèdent à la destruction qu’une fois le délai effectivement écoulé.

Dans les deux cas, vous devez par la suite recevoir un certificat de destruction d’archives.

Le certificat de destruction des archives

Une fois vos archives détruites, la société de destruction vous fournit un certificat de destruction. Il s’agit de la pièce justificative de la destruction de vos archives. Au nombre des informations figurant sur le certificat, vous avez :

  • la date de destruction
  • le volume d’archives détruites,
  • le type de documents détruits,
  • le nom de l’entreprise de destruction, etc.

Le certificat de destruction des archives doit donc vous être remis systématiquement, après chaque opération de destruction.

 

Destruction archives

Comment choisir une société de destruction d’archives en Ile de France ?

Il existe des dizaines d’entreprises de destruction d’archives en Île-de-France. La plupart d’entre elles peuvent être contactées via leurs sites internet. Parmi les critères de choix essentiels vous avez notamment :

  • la fiabilité de l’entreprise,
  • la qualité de sa réputation,
  • le professionnalisme du personnel,
  • les garanties de sécurité et la politique de confidentialité,
  • la maîtrise de la législation en vigueur dans le domaine d’activité du client etc.
  •  

Outre ces critères principaux, vous devez vous intéresser aux différents services offerts. En effet, certaines entreprises offrent un service complet (ramassage, stockage, destruction et recyclage), par exemple. Dans ce cas, vous pouvez opter pour l’entièreté du service, ou juste pour une partie de celui-ci.

Par ailleurs, vous pourriez être intéressés par la destruction d’autres types de supports comme les badges d’identification, cartes électromagnétiques et de crédits, disques durs, CD-ROM et autres supports informatiques, etc.

Vous ne pourrez avoir les détails qu’en contactant les sociétés proches de vous si vous êtes basés en Île-de-France.

Le recyclage

Dans le cadre de la participation à la protection de l’environnement, beaucoup d’entreprises considèrent le recyclage de leurs documents détruits comme un élément déterminant dans le choix de la société de destruction. Ainsi, les étapes de l’opération (collecte, tri sélectif, broyage, compactage et autres) sont suivies à la loupe.

Il faut savoir que le papier peut être recyclé plusieurs fois pour produire à nouveau du papier, des cartons, du papier journal etc. Il est donc recommandé de faire appel aux services d’une entreprise qui assure le recyclage des déchets après destruction des documents.

Demander un devis

Le coût du service de destruction est aussi un élément important. La demande de devis constitue à cet effet, une étape essentielle et déterminante avant d’accepter toute signature de contrat avec une entreprise de destruction d’archives.

Généralement gratuits, les devis vous permettent d’évaluer le coût du service, mais surtout ils vous aident à affiner votre choix en fonction de votre budget. Idéalement, il faut en demander plusieurs afin de les comparer et de faire un choix éclairé par la suite. En outre avec un devis, vous pouvez éventuellement essayer de négocier certains points et obtenir des réductions, avant de signer votre contrat de partenariat.

Voilà donc l’essentiel des informations sur la destruction d’archives. Pour des informations plus spécifiques, vous pouvez vous rendre sur les sites de sociétés d’archivage et destruction d’archives en Ile de France

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