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Le secteur de la santé et l’univers médical en requiert de prendre soins des données de leurs patients. L’archivage des documents doit répondre à certaines réglementations et normes que nous allons évoquer ici. Si vous souhaitez des conseils sur vos méthodes d’archivages ou notre avis sur vos procédures, n’hésitez pas à nous contacter.
La plupart des secteurs d’activité disposent de certains documents, rapports ou données qui sont très confidentiels. Le domaine médical et de la santé en général ne fait pas l’exception. Les données de santé sont généralement sensibles puisqu’elles comportent des informations à caractère personnel.
Comme dans les autres secteurs, il est possible de détruire les dossiers médicaux qu’ils soient en version papier ou en version électronique. Pour y parvenir, il faudra prendre en compte certaines précautions pour des raisons de sécurité. Il s’avère donc important de respecter les obligations légales conformes à ces archives. Comment détruire les archives médicales en toute sécurité ? Nous en parlons !
La destruction des informations médicales est un sujet particulièrement sensible. Dès lors, il est important de savoir les identifier car elles peuvent être sous forme de données ou de documents. Généralement, la conservation des archives se fait sous la responsabilité de la direction. Ladite conservation se fait dans les locaux et sous les modes de conditionnements qui répondent aux normes techniques et sécuritaires définies par la direction des archives de la France.
À cause de l’importance de ces archives, elles sont gérées par les personnes compétentes en la matière. Il est, en effet, primordial de respecter la confidentialité des données qui y sont contenues. Lorsqu’on parle d’archives liées à la santé, on en distingue toute une variété. On peut les scinder sous deux catégories à savoir : les archives administratives et celles liées aux patients.
Les archives administratives sont celles qui concernent l’organisation et le fonctionnement de l’établissement médico-sanitaires. Parmi ces documents, nous avons par exemple, les dossiers du personnel, les rapports des instances locales, les registres des admissions ou encore les dossiers liés aux assistantes sociales.
Il s’agit particulièrement des données qui sont produites dans le cadre de la prise en charge thérapeutique des patients. Ces archives peuvent également être liées à l’activité de recherche de l’établissement comme des documents de laboratoires, des pharmacies ou encore des dossiers de recherche biomédicale. Ces archives sont généralement suivies et elles sont caractérisées par les droits du patient.
Par ailleurs, il est important de notifier que les archives médicales sont régies par des réglementations. Il convient donc de prendre en compte ces différentes règles avant de procéder au débarras de ces documents.
Pour procéder à la destruction des archives médicales, les professionnels de la santé doivent nécessairement prendre en compte quelques obligations d’après les normes. Avant toute chose, il faudra respecter les principes fondamentaux liés à la protection des données personnelles des patients.
D’après le Code du patrimoine, les archives doivent être détruites sous le contrôle technique de la direction générale des patrimoines et du service interministériel des archives de France. Cette disposition s’applique à toutes les archives médicales qu’elles soient en version numérique ou en version papier. Par ailleurs, les décisions doivent rigoureusement être prises par les directeurs. Suite à cela, l’élimination de ces documents est subordonnée par le feu vert de l’administration des archives.
Pour des raisons d’intérêt scientifique ou statistique, il revient donc à la direction des archives de déterminer les archives à conserver ou à détériorer. Dans ce contexte, les directeurs des établissements médicaux sont appelés à soumettre impérativement un bordereau de destruction afin d’obtenir l’accord des autorités compétentes. Le bordereau de destruction à soumettre au Service des archives doit comprendre la liste des documents à détériorer ainsi que leur nature. Il doit être signé spécialement par la direction.
Par ailleurs, il est obligatoire à l’établissement médical de conserver la liste des archives à détruire. Cette liste doit comprendre les éléments tels que le numéro du dossier ainsi que le nom et le prénom du patient. La destruction des dossiers médicaux doit prendre en compte les règles prévues par le Code du patrimoine et par les textes spécifiques à certains documents.
Après la conservation de certaines données médicales, le personnel de l’établissement peut décider de les éliminer. Cette destruction est strictement soumise aux règles énoncées précédemment. Il faut noter que l’élimination des archives médicales s’effectue une fois par an et il faudra suivre des étapes spécifiques.
Avant d’engager la procédure de destructions des dossiers médicaux, il est important de vérifier les délais de conservation. Généralement, les dossiers médicaux des patients ont une durée de conservation qui est estimée à 20 ans. Ce délai est principalement à compter de la date du dernier séjour du patient dans l’établissement ou encore de sa dernière consultation externe. Dans certaines conditions, il peut toutefois avoir d’exception.
Dans le cas où la durée de conservation est achevée avant le vingt-huitième (28) anniversaire du titulaire, elle est prolongée jusqu’à cette date. Par ailleurs, si un patient moins de dix (10) ans décède après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant dix ans à partir de la date du décès.
L’établissement de santé dispose aussi de la possibilité de conserver certains dossiers médicaux au-delà du délai de 20 ans prévu par la loi. Avant toute destruction, il revient au personnel de l’établissement de vérifier les délais de conservation pour des mesures sécuritaires.
L’élimination des archives ne doit être réalisée par le personnel de l’établissement qu’après l’obtention du retour du bordereau de destruction avec le visa du chef du Service des Archives. Pour les établissements ayant externalisé les archives médicales, il s’avère primordial de les rapatrier au sein de l’établissement avant la destruction. À cause de la sensibilité des archives médicales, il est nécessaire de faire appel à une entreprise spécialisée dans la destruction des archives publiques. Dans ce contexte, il est recommandé de vérifier les mentions légales de cette entreprise.
En cas de non-destruction de ces archives, le personnel de l’établissement peut être victime de poursuites judiciaires. Pour cette raison, il est primordial de s’assurer que les données ont été vraiment détruites par votre prestataire de services. Le personnel de l’établissement peut toutefois détruire ses archives médicales s’il dispose les outils adaptés.
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