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Toutes les informations sur la destruction d’archives
Les documents personnels et administratifs contiennent souvent une quantité importante d’informations confidentielles. C’est la raison pour laquelle toute opération les concernant doit être entreprise avec beaucoup de précautions. Une fois qu’ils ont cessé d’être utiles, ces documents doivent être détruits. En réalité, si ces derniers tombaient entre de mauvaises mains, ils pourraient servir à causer du tort à nombreuses personnes. Il se pose alors la question de savoir comment détruire des documents papiers ? Pour le faire, il y a un certain nombre de règles à respecter. Celles-ci permettent de préserver la sécurité des données de l’entreprise et de ses collaborateurs.
D’après la loi, un document ne peut être détruit qu’après l’écoulement d’un certain délai. Ainsi, préalablement à toute destruction, vous devez calculer cette durée légale de conservation. Toutefois, faites attention à ne pas détruire des données qui pourraient s’avérer utiles dans le futur de l’entreprise. C’est généralement le cas des mémoires.
Vous devez aussi mettre en place un référentiel. Celui-ci est un document qui vous aidera à déterminer les durées légales de conservation. Elles sont fixées en fonction du type de document et de son degré d’importance. Les durées légales peuvent être de 2, 3, 5 ou 10 ans. Elles sont illimitées en ce qui concerne par exemple les fiches de paie des employés. Après cette étape, vous n’avez qu’à indiquer sur les boîtes et autres dossiers de stockage les dates de destruction.
Chaque année, avant l’opération de destruction, les organismes publics sont tenus de remplir le bordereau de destruction. Il s’agit d’un tableau, dont le remplissage par ces derniers doit précéder toute destruction de document. Toutefois, certaines entreprises peuvent confier cette composante à un tiers archiveur. Les deux parties se lient par un contrat incluant la procédure de destruction.
Pour détruire des documents papier en toute sécurité, il y a l’option de la broyeuse qui est généralement recommandée aux grandes entreprises. Quant aux organisations de taille modeste qui gèrent leurs archives en interne, elles peuvent contacter une structure spécialisée dans la destruction de documents. Ce genre d’organisme dispose de camions équipés d’un broyeur industriel (produisant des copeaux non uniformes) et des conteneurs à déchets sécurisés. Leurs tâches se déclinent en la destruction de papiers, CD et disques durs. À la fin de l’opération, les entreprises spécialisées délivrent à l’entreprise cliente un certificat de destruction.
Il est hors de question que les archives de l’entreprise soient détruites hors de ses locaux. Vous devez veiller à ce que la destruction se fasse au siège de la firme. Ainsi, les responsables pourront constater par eux-mêmes que la tâche a bien été réalisée.
Il va de soi que certaines entreprises de destruction sont précédées d’une bonne réputation. Toutefois, cela ne garantit pas pour autant que les documents seront réellement détruits une fois qu’ils auront quitté l’entreprise. Il est assez fréquent que des documents confidentiels atterrissent aux bords des voies.
Du coup, les informations confidentielles de l’entreprise se trouvent exposées. De plus, la diffusion de documents à caractère personnel pourrait exposer les dirigeants à des poursuites pénales. En effet, aux yeux de la loi, est pénalement responsable le producteur des documents et non l’entreprise de destruction.
Elle ne prend donc pas en considération le fait que ce soit l’entreprise qui ait confié l’opération de destruction à un tiers. Un certificat de destruction ne suffit pas devant la loi pour attester de l’irresponsabilité du producteur. En effet, la législation insiste sur le fait que celui-ci doit prendre toutes les précautions pour préserver les informations jugées sensibles.
Garder l’œil sur le déroulement la procédure permet à l’entreprise de s’éviter une mauvaise publicité. Par le passé, nombreuses organisations ont déjà fait les gros titres des journaux à cause de leur imprudence. Par conséquent, des documents comportant des informations personnelles ont été diffusées.
Avant de détruire des documents papier confidentiels, il est généralement conseillé que vous procédiez à un désarchivage. Cette opération consiste effectuer un tri afin de séparer les papiers à doivent être détruits pour raisons de confidentialité de ceux à recycler. En effet, la destruction systématique engendrerait pour l’entreprise un coût supplémentaire inutile.
Vous pouvez confier cette tâche à une entreprise spécialisée. Celle-ci mettra à votre disposition du personnel qualifié qui se chargera de vider vos stocks et procèdera au tri. Voilà une solution ponctuelle, pratique et adaptée aux besoins de votre entreprise. Vous n’aurez donc plus à mobiliser vos employés pour cette tâche. Cela permettra à ceux-ci de se consacrer au travail, afin de maximiser les profits de l’entreprise.
Pour un tri plus régulier de vos documents confidentiels, vous pouvez faire appel à une entreprise de collecteurs dédiés. Ils mettent à votre disposition un alliage métallique fermé à clé et muni d’une fente d’insertion. Vous n’aurez qu’à y insérer tous les documents sensibles que vous souhaitez détruire. Lorsque les collecteurs, vos documents sont alors collectés par des camions spécifiques.
La destruction par les collecteurs sécurisés s’effectue dans des locaux gardés et vidéosurveillés. Une fois l’opération effectuée, il est établi un procès-verbal de destruction. Le papier détruit est ensuite recyclé. En matière de recyclage, la loi impose encore le respect de quelques règles de confidentialité. Par ailleurs, la discrétion des collecteurs est d’une importance capitale. À cet effet, vous pouvez par exemple les habiller d’un meuble. Toutefois, vous pouvez aussi bien les laisser tels quels, si le fait de les exposer ne vous gêne pas.
La destruction des documents papiers est une tâche particulièrement délicate. En effet, elle consiste à réduire éliminer des documents confidentiels personnels ou administratifs afin d’éviter qu’ils ne tombent entre les mains de tiers mal intentionnés. La destruction de ce type de documents doit se faire avant l’écoulement d’une certaine durée fixée par la loi.
Elle doit s’effectuer sur place, autrement dit dans les locaux de l’entreprise. Vous pouvez l’effectuer vous-même si vous disposez du matériel. À défaut, vous n’avez qu’à faire appel à une structure spécialisée. Elle vous aidera sans encombre à vous débarrasser de ces derniers. Toutefois, il faudra prévoir un certain budget.
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